Qué muestra la vista Movimientos
Todos los movimientos de todas las cuentas, abonos y cargos, cada uno con un estado de un vocabulario cerrado y un texto de respaldo que dice qué lo explica:
- Conciliado: el abono está aplicado a una o más facturas (se enlazan por folio).
- Propuesta por confirmar y Aplicado en parte: hay una decisión pendiente en Conciliación.
- Abono sin factura: nadie lo explica todavía. No se asigna a la fuerza.
- Excluido, que se muestra con su categoría: Traspaso propio; Banco, impuestos o divisas; Préstamo; Aporte de socios; Empresa del grupo; Devolución o reembolso; o Ajeno a la cobranza. No requiere documento. La categoría es la que se eligió al excluirlo o la de la regla que lo excluyó; en lo excluido antes de que existieran las categorías, sale del motivo escrito (una regla por RUT no es por eso un traspaso propio). Lo que excluye el propio Cobrú, como el aviso de un cliente que ya llegó por la cartola, dice solo «Excluido» y su respaldo explica por qué.
- Cargo: salida de dinero. Se muestra para auditar la cuenta completa; Cobrú no cruza gastos. Si tiene categoría (Sueldos, Impuestos, Proveedores…), se muestra la categoría.
- Línea sin pago registrado: la carga la tomó por repetida porque el mismo movimiento ya estaba, por ejemplo en otra cartola de la cuenta que se solapa con esta. Dos movimientos idénticos de una misma cartola (dos transferencias iguales del mismo día) son dos abonos y se registran los dos.
Cada movimiento ocupa una fila de cuatro columnas, como una tarjeta:
- Fecha · cuenta: la fecha, la cuenta y de dónde viene: la operación del banco o la línea de la cartola (al pasar el mouse, el archivo) y el origen (Banco, Cartola PDF, Excel…).
- Glosa: la del banco, la alternativa si alguien la escribió y, en lo conciliado, cómo se concilió.
- Monto: con «+» si es un abono y con «−» si es un cargo. Ordenar por monto pone primero los movimientos más grandes, sean abonos o cargos.
- Estado: el estado, lo que lo respalda (las facturas, con su enlace, y el cliente; la regla; o lo que falta) y el botón del movimiento.
La fecha y la cuenta se ordenan cada una por su lado desde la cabecera. En pantallas angostas cada movimiento es una tarjeta con la fecha y el monto arriba. Pagos recibidos usa las mismas columnas, con el cliente bajo la glosa y las facturas bajo el estado.
Las cifras de arriba se calculan desde las mismas filas que ves: si filtras por cuenta o período, cambian con la lista. Así la tarjeta y la tabla no pueden contradecirse.
Una cartola provisoria que ya fue reemplazada por la definitiva no se muestra: sus movimientos están en la definitiva. Solo queda a la vista un movimiento de la provisoria que tiene comprobantes o glosa alternativa y no aparece en la definitiva; su respaldo lo dice.
Categorías de los cargos
Cada cargo puede llevar una categoría que dice en qué se gastó: Proveedores, Sueldos y honorarios, Leyes sociales, Impuestos, Software y suscripciones, Publicidad, Arriendo, Servicios básicos, Viajes, Comisiones del banco, Créditos, Pago de tarjeta, Traspasos entre cuentas propias, Retiros de socios, Retiro de efectivo, Devoluciones a clientes u Otros gastos.
- Las reglas clasifican solas. Las de fábrica reconocen Previred, los pagos al SII y a la Tesorería, las comisiones y la mantención del banco, el costo de tipo de cambio, los giros en cajero y los traspasos con tu RUT. Comparan palabras completas: «comisión» no calza con «comisionista».
- Tú decides en cada cargo. En la ventana del movimiento eliges la categoría; lo que eliges no lo cambia ninguna regla. «Sin categoría» se lo devuelve a las reglas. Quien puede configurar marca además «siempre que la glosa contenga…» y la regla clasifica los demás cargos con ese texto y los que lleguen.
- La lista la define Cobrú. En Configuración → Reglas de cobranza → Categorías de movimientos marcas las que usa tu empresa y ves, apagas o cambias las reglas de cargos. No se pueden crear categorías nuevas.
- Filtrar. En la vista Cargos, el filtro de categoría y el resumen por categoría muestran cuánto salió en cada una.
Si la cartola definitiva reemplaza a una provisoria, el cargo de la definitiva conserva la categoría que elegiste en la provisoria.
Glosa alternativa y comprobantes de un movimiento
La glosa de cada movimiento queda tal como viene del banco: el texto de la cartola, con sus abreviaturas y sus «?», y nadie la cambia. Bajo el estado de cada movimiento, en Movimientos y en Pagos recibidos, el botón 📎 Agregar (o 📎 con la cantidad de comprobantes) abre su ventana:
- Glosa alternativa: cómo quieres verlo («Factura 65 de Distribuidora Pacífico»). En las listas se ve la alternativa y, debajo, la de la cartola; el buscador encuentra por las dos. Las reglas, las aclaraciones y el RUT siguen mirando la glosa de la cartola. La escribe quien puede conciliar.
- Comprobantes: la factura de un gasto, la boleta de un pago, la foto de un depósito. PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB, hasta 20 por movimiento. Se ven también en la ventana de Conciliación, junto a la cartola y la factura. Los adjunta y los quita quien puede subir cartolas, y el cliente no los ve en el portal. El comprobante que el cliente sube al informar un pago en el portal aparece en la misma lista.
Cada cambio queda en el registro de actividad. Cuando la cartola definitiva reemplaza a la provisoria, lo que agregaste pasa a la definitiva, y un abono con comprobantes no se quita aunque la definitiva ya no lo traiga.
Qué hago con un abono sin factura
En la vista Sin respaldo los abonos se agrupan por quien pagó (el cliente si está identificado; si no, el titular o la glosa), con el total y qué falta para cerrarlos. Si investigaste y aún no hay factura confirmable, deja la nota en el abono: qué se sabe y qué falta. La nota queda junto al movimiento y en el registro de actividad. Ejemplo real: dos depósitos de un cliente que repiten pagos anteriores y no calzan con ninguna pendiente quedan sin asignar, con la nota «pagó de nuevo la factura X; pedir que lo descuente del próximo».
Para qué sirven las alertas de Datos
En Alertas, la pestaña Datos lista lo que está incompleto o inconsistente en la información, distinto de lo que hay que cobrar hoy: cartolas que no cuadran sus saldos, meses sin cartola, folios que faltan en la numeración, documentos sin cliente, pagos aplicados a documentos que una nota de crédito anuló, líneas de cartola con lectura dudosa, posibles pagos duplicados, clientes con RUT inválido y años que no cuadran con el SII. Cada alerta lleva a la pantalla donde se arregla.
Qué es «Mis empresas»
Si tienes acceso a dos o más empresas, aparece arriba en el menú. Es una fila por empresa con las cifras que su propio motor calculó (lo que te deben, vencido, por aplicar, pagos sin factura y hasta cuándo se vio el banco) y el salto a su Resumen, Hoy, Conciliación o Alertas. Donde eres ejecutivo comercial no se muestra la empresa: ves tu cartera desde su menú.