Cada pago que entra del banco pasa por el motor de conciliación. Según qué tan seguro está Cobrú de a qué factura corresponde, el pago queda en uno de tres niveles.
Automático: se aplica solo
Cobrú aplica el pago sin que pulses nada cuando se cumple todo esto:
- Sabe de qué cliente es: ya está asignado, o el RUT de un solo cliente aparece en el ordenante o la glosa.
- Ese cliente tiene una sola factura abierta con saldo igual al monto, o la glosa nombra las facturas que paga y sus saldos suman el monto (ver abajo).
- La cuenta de destino está verificada.
- Si viene de una cartola en PDF, la cartola cuadró y la línea tiene confianza alta.
La factura queda Pagada, la deuda y el score se actualizan, y el historial registra el modo "Automática".
Los folios que escribe el cliente. Muchos clientes ponen en la transferencia qué facturas pagan: «Fe2 Fe3 Fe5», «FE 7 11», «FE33/37», «Factura N480», «fact No407 y No388». Si con una factura abierta del cliente por cada folio citado el monto calza, y de una sola manera, Cobrú la aplica a esas facturas aunque el cliente tenga otras del mismo monto. El prefijo no dice si es afecta o exenta (hay quien escribe «FE» por «factura electrónica»): si el cliente tiene una afecta y una exenta con el mismo número, decide el monto, y si calzan las dos te toca elegir. Si la glosa nombra una factura abierta y el monto calza con otra, no se aplica sola: te lo propone para que confirmes cuál paga.
También se aplican solos varios pagos del mismo cliente y del mismo día que suman exactamente una factura (por ejemplo, neto e IVA transferidos por separado), siempre en cuenta verificada. Un solo "Deshacer" revierte el grupo.
Tentativo: Cobrú propone, tú decides
El pago calza exacto, pero no hay una sola respuesta segura. Ves las opciones ordenadas por probabilidad: primero las que la glosa nombra (la que tiene todos los folios citados gana a la que tiene algunos), luego el vencimiento más antiguo (entre facturas del mismo monto del mismo cliente, arriba va la más antigua: si la glosa no dice cuál, el pago se imputa a la deuda más antigua), luego si es del mismo cliente y con menos documentos. Eliges una y la confirmas. El botón Aplicar está siempre arriba a la derecha de la tarjeta; con varias opciones, cada una lleva el suyo.
Aquí entran también los grupos: dos o tres pagos del mismo cliente, con días de distancia, que suman exactamente una factura o dos o tres facturas seguidas. Cobrú los muestra como una tarjeta con todos los folios y los aplica en un solo lote.
Con una diferencia chica. Si el cliente está identificado y nada calza exacto, pero una factura o una combinación calza con hasta $1.000 de diferencia (un redondeo, una comisión, un pago de más o de menos), Cobrú la propone con la diferencia a la vista: «sobran $900» o «faltan $200». Nunca se aplica sola. Eliges:
- Aplicar y cerrar la diferencia: lo que falta queda como ajuste en la factura, que se cierra; lo que sobra del abono no queda por aplicar. La bitácora dice que la diferencia la aceptó una persona.
- Aplicar y dejarla abierta: la factura queda con lo que falta por cobrar, o el abono con lo que sobra por aplicar.
Si hay varias, primero va la que la glosa nombra y después la de menor diferencia. Estas propuestas no entran en «Aplicar los N sin ambigüedad»: cada diferencia la acepta una persona.
Cuotas redondeadas. Cuando un cliente paga una factura en cuotas, cada cuota puede venir redondeada al peso (dos cuotas de $335.443 por una factura de $670.885). Cobrú agrupa esas cuotas aunque sumen uno o dos pesos de más o de menos, te muestra la diferencia y al aplicarlas la cierra.
Aplicar todos los listos de una vez
Cuando en Listos hay varios calces con una sola opción, arriba aparece Aplicar los N sin ambigüedad. Los aplica todos en un solo lote (volviendo a comprobar cada uno) y un solo Deshacer los revierte. Los que tienen varias opciones siguen esperando tu elección.
Cuando la glosa no dice de quién es el pago
Muchos bancos ponen el nombre del titular recortado y sin RUT ("TRASPASO DE:SOCIEDAD COMERCIALIZAD"). Si el monto calza exacto con una factura, Cobrú te lo propone igual, con el aviso "el pago no identifica al cliente".
Al aplicarlo, el aviso te pregunta: ¿los pagos con esa glosa son siempre de este cliente? Si respondes "Sí, siempre":
- Cobrú recuerda la glosa como alias de ese cliente.
- Los demás pagos pendientes con esa glosa quedan identificados en el momento. Los que calzan exacto se aplican solos; el resto queda como propuesta, pero ya con cliente.
- Los pagos futuros con esa glosa llegan identificados, igual que si trajeran el RUT.
El aviso te dice cuántos pagos pendientes se resolverían. Con "No, solo esta vez" no se guarda nada. Un RUT en la glosa manda por sobre el alias, y la bitácora registra quién enseñó cada uno.
Manual: te toca asignarlo
Ninguna factura ni combinación suma el monto. Cobrú te sugiere documentos con saldo parecido (hasta 15% de diferencia). Con Asignar documentos repartes el pago, eliges facturas a mano y ves el remanente.
¿Por qué un pago no se aplicó solo?
Cada pago muestra el motivo de su nivel. Los más comunes:
| Motivo | Qué hacer |
|---|---|
| La cuenta de destino no está verificada | Verifícala en Cuentas bancarias con una cartola cuadrada o la conexión del banco |
| La cartola en PDF no cuadró, o la línea no tiene confianza alta | Revisa la carga En revisión |
| Varias opciones calzan con el monto exacto | Elige qué factura paga el abono |
| El pago no identifica al cliente | Aplica el calce propuesto y responde "Sí, siempre" para que Cobrú recuerde la glosa; si la glosa trae su RUT, lo reconoce solo |
| La aplicación se revirtió | Confírmala a mano (ver Revertir y excluir pagos) |
| Esa aplicación la revirtió una persona | Ese folio queda vetado como destino automático para ese pago: decide tú |
Dónde se ven
En Conciliación tienes tres pestañas: Listos para aplicar (calces exactos y grupos que solo esperan tu confirmación), Necesitan revisión (sin calce claro) y Resueltos, con el historial de conciliaciones: cada aplicación con su modo, un buscador por cliente, folio, monto o glosa, y el botón para revertirla. Rehacer conciliación vuelve a pasar por el motor todo lo pendiente, del abono más antiguo al más nuevo, aplica los grupos del mismo día que hayan quedado históricos y vuelve a proponer calces. Si llegas con un cliente elegido (desde Por cliente, desde su ficha o desde «Ver en vista por cliente»), las tres pestañas muestran solo lo de ese cliente, con sus contadores; «Ver todos los clientes» quita el filtro.
Abonos sin cliente. Cuando Cobrú no sabe de quién es un abono (la glosa no trae RUT, ni aclaración, ni un nombre de cliente reconocible, o calza con dos), queda «Sin cliente». En Pagos → Pagos recibidos → Sin cliente cada uno dice por qué y a quién se parece, y se decide en la misma fila: «Es de este cliente» (con la opción «siempre que la glosa diga …», que crea la aclaración para los que lleguen después) o «No es un pago de clientes» (lo excluye con motivo; con «siempre», crea la regla de exclusión). Hoy avisa cuántos hay.
Conciliación provisoria. Cuando concilias sin estar del todo seguro (falta la confirmación del cliente, no llegó una factura, no sabes a cuál de dos facturas va), marca Provisoria en el panel de Conciliar de Por cliente (o usa «Aplicar como provisoria…» en Necesitan revisión) y anota qué falta saber. Baja la deuda y frena los recordatorios igual que una conciliación normal, nunca es automática y nada automático la deshace, pero queda marcada «⏳ provisoria» en la tarjeta, en Pagos recibidos y en Resueltos (con el filtro «Ver solo las provisorias»). Cuando tengas la información, Confirmar la deja definitiva o Desconciliar la deshace. Si pasan 30 días, Hoy te lo recuerda. Lo mismo vale para un abono asignado a un cliente «provisorio» desde la lista de abonos sin cliente.
La cuarta pestaña, Por cliente, muestra las facturas y los pagos de un cliente lado a lado para conciliar a mano: arrastra facturas sobre pagos o márcalos y usa «Conciliar». Cada pago por aplicar dice qué facturas lo cubren («Calza con Folio 27 + Folio 29 + Folio 33», exacto o con lo que sobra o falta) y un clic las marca. Si marcas un pago y facturas que no cuadran, la barra de abajo propone lo que falta en el lado corto para completar. El selector Mostrar filtra la vista: todo, sin conciliar (facturas con saldo y pagos por aplicar), solo facturas sin pagar, solo pagos sin factura, o lo que concilió una persona.
Notas de crédito que anulan una factura pagada
Si una nota de crédito que anula una factura llega después de que un abono se aplicó a esa factura (pasa cuando el SII entrega la nota sin su referencia y Cobrú la lee del PDF más tarde), Cobrú marca la factura como anulada, libera ese abono para que vuelva a Conciliación y aplica la nota en su lugar. El deudor pagó una factura anulada: ese dinero corresponde a otra, y la bitácora lo registra. Los tentativos por decidir también aparecen en la bandeja Hoy.
Conciliar, aplicar y revertir lo pueden hacer el Admin y el Operador.
¿Qué es la tolerancia de calce?
Los pesos de diferencia que todavía cuentan como calce exacto (Configuración → Reglas de cobranza; por defecto 0). Con tolerancia $20, un cliente que paga $999.985 por una factura de $1.000.000 la cierra: la factura queda pagada y los $15 quedan anotados como «ajuste por redondeo» en el mismo lote, así que si reviertes el calce vuelve todo. Si paga de más dentro de la tolerancia, el pago queda cerrado sin dejar pesos «por aplicar».
¿Qué significa «exigir que la glosa identifique al cliente»?
Es para empresas con pocos clientes que reciben facturas por montos iguales el mismo mes. Con esa opción encendida, un abono cuya glosa no trae el RUT, un alias enseñado ni el nombre del cliente no propone ninguna factura por monto: queda sin cliente hasta que lo apliques a mano y, al hacerlo, Cobrú te ofrece recordar la glosa como alias para los siguientes. Apagada (por defecto), los calces exactos sin cliente se proponen como tentativos y tú eliges.
¿Por qué una factura vencida dice «sin cartola desde…» en vez de días de atraso?
Porque el banco se vio solo hasta esa fecha (última cartola cargada o última lectura de la conexión). Lo que pasó después no se puede afirmar: la factura no entra en mora ni suma atraso hasta que llegue la cartola que cubre su vencimiento. Carga la cartola o deja que la conexión lea, y el estado se actualiza solo.