Una política de cobranza es una secuencia de pasos contados desde el vencimiento. Partes con la política recomendada ya armada: la revisas, la ajustas y la activas en Recordatorios > Política.
La política recomendada
| Paso | Cuándo | Canal | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Documento emitido | Al registrarse el documento | WhatsApp si hay, si no correo | Aviso con enlace al portal |
| Aviso previo | 3 días antes del vencimiento | WhatsApp y correo | Recordatorio amable |
| Vencido | 1 día después | WhatsApp y correo | Recordatorio |
| Insistencia | Cada 7 días, hasta 3 veces | Recordatorio con opción de prometer pago | |
| Llamada | 15 días después | Tarea | Tarea de llamada para el Operador, con guion |
| Aviso formal | 30 días después | Correo | Carta de cobranza con estado de cuenta |
| Decisión | Al llegar a los días de incobrable | Tarea | Propuesta de castigo o derivación |
Un mensaje agrupa todos los documentos pendientes del cliente.
Ajustar la cadena
Un Admin puede cambiar la cadena en Recordatorios > Política:
- Apagar un paso (la casilla de la izquierda): no corre, pero conserva su configuración por si lo vuelves a encender. Los siete pasos recomendados se apagan, no se quitan.
- Cambiar el día: negativo es antes del vencimiento, positivo después. El aviso de documento emitido siempre sale al registrar el documento.
- Cambiar los canales y marcar "solo el primero disponible" (WhatsApp si el cliente lo tiene, si no correo).
- Repetir un aviso cada N días hasta M veces, como la insistencia.
- Agregar un aviso extra eligiendo qué texto usa (los textos se editan en Plantillas). Los avisos extra sí se pueden quitar.
- Volver a la recomendada deshace todos los cambios.
Los cambios aplican desde la siguiente revisión del motor y la Agenda los refleja de inmediato. Un paso que ya salió para un documento no vuelve a salir aunque le cambies el día.
Horarios, días y feriados
- Por defecto, la política envía de 9:00 a 18:00, de lunes a viernes. También defines una copia oculta y un interruptor general.
- En Chile, ningún mensaje sale antes de las 8:00 ni después de las 20:00, ni en domingo, y un deudor recibe como máximo 7 mensajes por semana. Si el deudor es persona natural, el máximo es 2 por semana. Tu política puede ser más estricta que estos límites, nunca más laxa.
- Nada sale en feriados del país del deudor.
El motor revisa cada 30 minutos qué corresponde enviar. En Recordatorios > Agenda ves lo que va a salir.
Plantillas y tono
Cada paso usa una plantilla de sistema por canal, en tono formal o cercano; eliges el tono en Configuración. Todo mensaje identifica a tu empresa, el documento y el monto, y trae el enlace al portal. En Pro y superiores las plantillas son 100% editables.
Qué detiene la cadena
- Una promesa de pago vigente o una disputa abierta pausan la cadena de ese documento.
- Una pausa de cobranza del cliente: hasta 15 días, con motivo.
- Un cliente Sin canal.
¿Por qué no salió un recordatorio que esperaba?
Revisa que la política esté activa, que el cliente tenga canal y que no haya promesa, disputa ni pausa. Recuerda que nada sale fuera de horario ni en feriado. En Historial ves el estado de cada envío.